技師院辦發(fā)〔2017〕1號

關于印發(fā)《安徽滁州技師學院公文

處理辦法》的通知

各系,、部,、處,、室：

《安徽滁州技師學院公文處理辦法》業(yè)經(jīng)籌備組辦公會研究通過,，現(xiàn)予印發(fā)，請遵照執(zhí)行,。

特此通知,。

安徽滁州技師學院

2017年1月20日

安徽滁州技師學院公文處理辦法

第一章  總   則

 第一條 根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳《黨政機關公文處理辦法》（中辦發(fā)〔2012〕14號）,、中共安徽省委教育工委,、安徽省教育廳《關于公文處理的若干規(guī)定》（皖教工委〔2012〕39號）和《滁州職業(yè)技術學院公文處理辦法》（職黨辦發(fā)〔2013〕1號）有關要求，結合學院實際情況,，制定本辦法,。

第二條  本辦法中的公文是學院在實施黨政領導、行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書,，是學院黨政依法管理和進行公務活動的重要工具,。

第三條 公文處理指公文的擬制、辦理,、管理,、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián),、銜接有序的工作,；公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則,，做到及時,、準確、安全,。

第四條  本辦法適用于學院黨政部門中的公文處理工作,，安徽滁州技師學院黨政辦公室（以下簡稱“院辦”）是學院公文的管理部門，負責指導各系（部）、處（室）的公文處理工作,。各部門負責人主管本部門的公文處理工作,，并確定一名人員負責該工作。

第五條  各部門負責人應當高度重視公文處理工作,，嚴格遵守公文處理辦法,，并加強對本部門公文處理工作的檢查和領導。

第二章  公文種類和形式

第六條  各部門應當根據(jù)其隸屬關系,、職權范圍,、發(fā)文目的以及公文內(nèi)容、行文關系等,，正確選用公文種類,。適用于學院的公文種類主要有：

（一）決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定：適用于對重大事項或重大活動做出安排,；獎懲有關部門及人員,；變更或撤消二級單位不適當?shù)臎Q定。

（三）通告：適用于學院在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項,。

（四）通知：適用發(fā)布規(guī)章,；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、不相隸屬機關的公文,，批轉(zhuǎn)下級單位的公文,；要求下級部門辦理和需要有關單位周知或共同執(zhí)行的事項；任免黨政干部,。學院制定的規(guī)章,、制度措施和其他規(guī)范性文件根據(jù)實際內(nèi)容可分別冠以“規(guī)定”、“辦法”,、“細則”等名稱，一般用“通知”形式印發(fā),。

（五）通報：適用于表彰先進,，批評錯誤，傳達重要精神或情況,。

（六）報告：適用于向上級機關匯報工作,、反映情況，答復上級機關的詢問,。

（七）請示：適用于向上級機關請求指示,、批準。

（八）批復：適用于答復學院內(nèi)各部門的請示事項,。

（九）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法,。

（十）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問、請求批準或答復有關事項,。

（十一）紀要：適用于記載和傳達黨委會議,、院長辦公會議或其他重要會議情況和議定事項。

第七條  學院公文主要形式有：

（一）學院文件,。發(fā)文機關標識為“中共安徽滁州技師學院委員會文件”,、“安徽滁州技師學院文件”的公文，主要適用于傳達部署學院黨政重要工作和全局性工作,；發(fā)布重要決定,；通報重要事項；處理關系學院全局比較重大的問題,；需要上報的文件以及依照上級規(guī)定必須以學院名義發(fā)文的事項,。

（二）學院函件。發(fā)文機關標識為“中共安徽滁州技師學院委員會”,、“安徽滁州技師學院”的信函式公文,。用于學院向無隸屬關系的有關部門或單位請求批準和答復審批事項，也可用于學院內(nèi)設機構以學院名義對外聯(lián)系工作,。

（三）辦公室文件,。發(fā)文機關標識為“中共安徽滁州技師學院委員會辦公室文件”、“安徽滁州技師學院辦公室文件”的公文,。用于對學院內(nèi)各部門發(fā)文,，主要用于傳達學院黨政領導議定的工作意見，宣布,、安排,、布置常規(guī)的綜合性黨政事務工作；在學院黨政授權范圍內(nèi),，也可以學院名義對外行文,。

（四）處室函件。也稱為部門文件,，發(fā)文機關標識為“安徽滁州技師學院處室函件”的公文,。用于發(fā)布部門職權范圍內(nèi)的一般性工作。部門文件不能對學院外使用,。

（五）會議紀要,。發(fā)文機關標識為“中共安徽滁州技師學院委員會會議紀要”、“安徽滁州技師學院會議紀要”的公文,。分別用于記載,、傳達學院黨委會議、院長辦公會議的決定事項和主要精神,。

為了提高工作效率,，公文首頁紙由院辦統(tǒng)一印制,。如遇事務性、臨時性工作,，建議使用部門便箋,、無發(fā)文機關標識紙張（不標識“文件”），以印發(fā)通知的形式進行,。公文形式應當與發(fā)文字號配套使用,，不得混用。

第三章  公文格式

第八條  公文一般由份號,、密級和保密期限,、緊急程度、發(fā)文機關標識,、發(fā)文字號,、簽發(fā)人、標題,、主送機關,、正文、附件說明,、發(fā)文機關署名,、成文日期、印章,、附注,、附件、抄送機關,、印發(fā)機關和印發(fā)日期,、頁碼等部分組成。

第九條  學院公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準（GB-T9704-2012）執(zhí)行,。

公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm）,。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm,公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225mm。如無特殊說明,，公文格式各要素一般用3號仿宋體字（方正仿宋_GBK體字）,，每面排22行，每行排28個字,，并撐滿版心。特定情況可適當調(diào)整,。

第十條  版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭（份號,、密級和保密期限、緊急程度,、發(fā)文機關標識,、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等）,、主體（標題,、主送機關、正文,、附件說明,、發(fā)文機關署名、成文日期,、印章,、附注、附件等）和版記（版記中的分隔線,、抄送機關,、印發(fā)機關和印發(fā)日期等）三部分。頁碼位于版心外,。

（一）涉密公文應標注份號,、密級和保密期限。緊急公文,，根據(jù)緊急程度分別標注“特急”,、“加急”。

（二）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱,。

（三）公文的發(fā)文字號包括發(fā)文機關代字,、年份、序號,。發(fā)文機關代字由院辦確定,，發(fā)文順序號由院辦編排（處室函件發(fā)文順序由發(fā)文部門編排）。年份,、序號用阿拉伯數(shù)碼標識,；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入,；序號不編虛位（即1不編為001）,，不加“第”和“字”。聯(lián)合行文,，只標主辦部門發(fā)文字號,，不得有兩個發(fā)文字號。

1.以學院名義發(fā)文,。

（1）涉及學院黨政全局性,、綜合性問題，發(fā)文字號為“技師院黨發(fā)〔201×〕×號,、“技師院發(fā)〔201×〕×號”,；

（2）部門以學院名義制發(fā)的文件發(fā)文字號為“技師院×發(fā)〔201×〕×號”,，如教務處以學院名義的發(fā)文，發(fā)文字號為“技師院教發(fā)〔201×〕×號”,。

2.以院辦名義發(fā)文,，發(fā)文字號為“黨辦〔201×〕×號”、“院辦〔201×〕×號”,。

3.學院各部門發(fā)文且蓋部門印章的,，略去學院簡稱，標注部門發(fā)文代字（部門簡稱）,。比如,，教務處發(fā)布有關教學方面的公文用“教務〔201×〕×號” 。

4.函件,。院級函件,，編號為“技師院函〔201×〕×號”；部門函件,，部門自行編號,，一般為“部門簡稱+函〔201×〕×號”。

院級公文和院辦發(fā)文由院辦統(tǒng)一掌握文號,；部門發(fā)文,，各部門自行編號。同一發(fā)文形式（指同一種公文版頭）,，按統(tǒng)一順序編號,。文號、印章須與相應的公文版頭一致使用,。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排,，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

（四）上行文需標識簽發(fā)人姓名,?！昂灠l(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字,，編排在發(fā)文機關標識下空二行位置,。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字,，簽發(fā)人姓名用3號楷體字（使用方正仿宋_GBK體字,，下同）

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應標明發(fā)文機關,。學院內(nèi)部發(fā)文時,，標題中可略去學院名稱。除法規(guī),、規(guī)章,、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題加書名號外，一般不用標點符號,。標題用２號小標宋體字（使用方正小標宋_GBK體字,，下同），位于紅色反線下空兩行位置,。

（六）主送機關指公文的主要受理機關,，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,。學院黨委對學院內(nèi)各級黨組織,、學院對各處（室）、系（部）,、教輔單位等發(fā)文,，用“各黨總支部，直屬黨支部”和“各系,、部,、處、室”的統(tǒng)稱,，必要時適當調(diào)整,。主送機關用３號仿宋體字編排在標題下空一行位置，居左頂格,，回行時仍頂格,。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關過多導致公文首頁不能顯示正文時,，應當將主送機關移至版記,。

（七）公文首頁必須顯示正文。用3號仿宋體字,，編排于主送機關名稱下一行,，每個自然段左空二字，回行頂格,。文中結構層次序數(shù),，第一層為“一、”,，第二層為“（一）”,，第三層為“1.”，第四層為“(1)”,。一般第一層用黑體字,、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注,。規(guī)章制度中依次采用章,、節(jié),、條、款層次,。

（八）公文如有附件,，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱,。如有多個附件,，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如：“附件：1. ×××”）；附件名稱后不加標點符號,。附件名稱較長需回行時,，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

（九）公文應當署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱,，并署會議通過或負責人簽發(fā)的日期,。公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章,，印章與署名機關相符,。以學院黨委和學院行政名義制發(fā)的公文，使用“中共安徽滁州技師學院委員會”,、“安徽滁州技師學院”印章,。以部門名義制發(fā)的公文，使用與部門名稱一致的部門印章,。

1.加蓋印章的公文,，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色,，不得出現(xiàn)空白印章,。單一部門制發(fā)的公文，一般在成文日期之上,、以成文日期為準居中署發(fā)文機關名稱,，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期,，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章偏下位置,，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行。

2.聯(lián)合行文時,，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置,，并將印章一一對應、端正,、居中下壓發(fā)文機關署名,，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊,、互不相交或相切,，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行內(nèi),。

3.當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢茫构纳俗R不能與正文同處一頁時,，應通過調(diào)整公文的行間距等措施，使二者同處一頁,。不得采用將生效標識單獨放在一頁并在其左上方標注“此頁無正文”的方法解決,。

（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)負責人的簽發(fā)日期為準,。電報以發(fā)出日期為準,。成文日期統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字標明完整的年、月,、日,，月、日不編虛位（即1不編為01）,?！皼Q定”等公文在不標明主送機關時，成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置,。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項）,，應當加括號左空兩格標注于成文時間的下一行。如屬請示件或工作需要,，應當在該處注明聯(lián)系人和電話,。

（十二）附件另面編排，并在版記之前,，與公文正文一起裝訂,、發(fā)送?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行,。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致,，格式要求同正文,。

（十三）抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素構成公文的版記,。版記中的分隔線與版心等寬,，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線,。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合,。

1.抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，可以是上級,、平級,、下級及不相隸屬機關。抄送機關排列順序上一般按機關性質(zhì)和隸屬關系確定,，依照先上級,、再平級、后下級的次序,。抄送機關一般用4號仿宋體字,，編排在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排,?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊,，最后一個抄送機關名稱后標句號,。

2.如需把主送機關移至版記，除將抄送二字改為主送外,，編排方法同抄送機關,。既有抄送機關又有主送機關時，應當將主送機關置于抄送機關上一行,，之間不加分隔線,。

3.印發(fā)機關和印發(fā)日期。印發(fā)機關是指公文的印制主管部門,。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字,，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字,，印發(fā)日期右空一字,，用阿拉伯數(shù)字將年、月,、日標全,，年份應標全稱，月,、日不編虛位,，后加“印發(fā)”二字。

4.版記中如有其他要素,，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開,。

（十四）公文頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線（“—×—”）,；一字線上距版心下邊緣7mm,。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字,。公文的版記頁前有空白頁的,，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,，頁碼應當連續(xù)編排,。

第十一條 公文的特定格式

（一）信函格式。公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式,，常用于通知,、批復、函等文種的公文中,。信函格式公文如需標注份號、密級和保密期限,、緊急程度,，份號頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，密級和保密期限,、緊急程度自上而下分行排列,。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。標題居中編排,，與其上最后一個要素相距2行,。信函格式公文首頁不顯示頁碼。信函格式公文的版記中不加印發(fā)機關,、印發(fā)日期及分隔線,。

（二）紀要格式。紀要標志由“×××紀要”組成,，居中排布,，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字,。

紀要格式可以根據(jù)實際制定,。

第四章  行文規(guī)則

第十二條  行文應當確有必要，注重效用,。

第十三條  行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,，一般不得越級請示和報告。學院內(nèi)屬于各部門職權范圍內(nèi)的事務,，由部門自行行文或聯(lián)合行文,；各部門在自己職權范圍內(nèi)可以相互行文。

第十四條  各類公文應貫徹黨政分開的原則，確因工作需要,，黨政工團組織,、相關部門，可按照協(xié)商一致的原則聯(lián)合行文,。

第十五條  “請示”應當一文一事,，不得多頭報送，一般只寫一個主送機關,，需要同時送其他機關的,，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關,，也不得抄送個人,。“請示”與“報告”要分別行文,，“報告”不得夾帶請示事項,。

第十六條  學院向下級部門的重要行文，應當同時抄送直接上級機關,。除上級機關負責人直接交辦的事項外,，一般不以學院名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”,。

第十七條  為了保持公文的嚴肅性和權威性,，學院要精簡文件，能通過電話,、網(wǎng)站,、郵件等形式傳達的，不再印發(fā)文件,。凡能通過面對面或口頭協(xié)商解決的問題,，應當不再行文。領導講話,，除部署全局性工作外,，一般不印發(fā)公文。要充分發(fā)揮職能部門的作用,，能以部門名義發(fā)文的不以學院和院辦名義發(fā)文,，能以院辦名義發(fā)文的不以學院名義發(fā)文，盡量減少學院和院辦的發(fā)文,。

第五章  發(fā)文辦理

第十八條  發(fā)文辦理是指以學院和各部門名義制發(fā)公文的過程,，包括草擬、審核,、簽發(fā),、復核,、繕印、用印,、登記,、分發(fā)等程序。

第十九條  草擬,，是發(fā)文的第一道程序,，按照發(fā)文內(nèi)容不同，草擬公文的主辦部門不同,。以學院名義發(fā)文,，全院綜合性文件由院辦負責組織有關部門草擬，單一業(yè)務性文件由業(yè)務歸屬部門承辦,；以部門名義發(fā)文,，由該部門負責草擬。對于涉及多個部門職權范圍的文件,，主辦部門應與有關部門協(xié)商草擬,。

草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及學院的職責權限,。情況確實,，觀點明確，表述準確,，結構嚴謹，條理清楚,，直述不曲,，字詞規(guī)范，標點正確,，篇幅力求簡短,。

（二）人名、地名,、數(shù)字,、引文準確。引用公文應當先引標題,，后引發(fā)文字號,。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年,、月,、日。

（三）擬制緊急公文,，應當說明緊急的原因,，并根據(jù)實際需要確定緊急程度,。

（四）應當使用國標計量單位。

（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,，應當先用全稱并注明簡稱,。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名,。

（六）公文中的數(shù)字,，除部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組,、慣用詞,、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,，應當使用阿拉伯數(shù)字,。

（七）草擬公文應先填寫發(fā)文稿紙。文稿一律采用A4紙張打印,，并附電子文本,。

第二十條  審核，會簽,。

（一）部門以學院名義制發(fā)的公文,，先由本部門負責人審核，交院辦從內(nèi)容,、格式等方面進行核稿,。對不符合要求的公文，院辦可將文稿退回擬稿單位進行修改,。

（二）凡涉及幾個部門工作的院級公文,，先由主辦部門會同有關部門負責人審核并簽署意見，再送院辦進行核稿,。不得將意見不一致的文稿交學院領導簽發(fā),。公文送交院辦核稿的時間應比正式發(fā)文時間提前2天以上。

（三）部門公文,，由部門負責人核稿,。

第二十一條  公文簽發(fā)。

（一）院級公文,，經(jīng)院辦核稿后呈學院黨委書記,、院長或分管副院長簽發(fā)，一般本著誰主管誰負責的原則,；重要的請示,、報告由書記或院長簽發(fā)。簽發(fā)人應簽署意見,、姓名和日期,。非特殊情況,，學院黨政領導一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)院辦審核的文稿。

（二）部門公文,，由各部門主要負責人（或委托副職）簽發(fā)有效,。其中涉及專門重要事項的由分管領導簽發(fā)，涉及全局重要事項的需送主要院領導加簽,。

（三）經(jīng)負責人簽發(fā)后的文稿,，正式印制前，文秘部門應當進行復核,。復核的重點是：審批,、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全,，格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范等。

（四）文稿一經(jīng)簽發(fā),，一般不準改動,。如確需改動，必須重新核稿,，并報原簽發(fā)領導審定,。

第二十二條  繕印，用印,，登記,，分發(fā)。院辦負責以學院黨委,、學院行政和院辦名義發(fā)出的公文的繕印工作,，正式公文的排版、印刷,、上網(wǎng)工作由院辦機要文印人員承擔。文件印刷完畢,，經(jīng)院辦負責人核對無誤,，加蓋印章、存檔,、登記,、分發(fā)。以部門名義發(fā)出的公文由該部門負責以上事務,。

第六章  收文辦理

第二十三條  收文辦理指學院黨政機關收到公文的辦理過程,，包括簽收、登記,、擬辦,、分送,、批辦、承辦,、催辦等程序,。

第二十四條  上級機關對學院的行文，一般由院辦簽收,、啟封,；院辦負責人按公文內(nèi)容確定屬辦件或閱件，辦件對院領導簽“閱示”,，閱件簽“閱”,。短文當天批閱，急件隨到隨批,。院辦負責收文辦理的秘書按批辦意見分別送達院領導或有關部門,。

第二十五條  上級來文要求學院貫徹執(zhí)行的，按院領導批辦意見,，根據(jù)涉及范圍的大小,，可采取下列方式之一傳達、貫徹,、執(zhí)行：

（一）將原文復印或翻印送至有關部門傳閱,；

（二）學院發(fā)布實施意見并附原文；

（三）學院制訂和發(fā)布實施細則,、辦法并附原文,；

（四）在一定范圍內(nèi)召開會議傳達。

第二十六條  涉密公文傳遞和傳輸應當符合有關保密要求,。

第二十七條  上級政府及其部門召開會議所發(fā)的公文,，除明確發(fā)給與會人員的外，參加會議的學院人員必須在會后及時將公文原件全部交院辦接收,。學院各部門收到的上級政府及其部門的公文,，全部將公文原件交到院辦接收。

第二十八條 院辦收到各部門上報的公文,，應當及時進行審核,，對符合本辦法的公文，院辦負責人提出擬辦意見并送院領導批示,。

第二十九條  承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,，不得延誤、推諉,。緊急公文應當按時限要求辦理,。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回院辦并說明理由,。涉及多個部門辦理的公文,，主辦部門應當與協(xié)辦部門主動協(xié)商,，及時處理。

第三十條  審批公文時,，對有具體請示事項的,，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,，其他審批人圈閱視為同意,；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知,。

第三十一條  學院黨政領導作出批示或者交有關部門辦理的公文,，院辦要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦,，重要公文重點催辦,，一般公文定期催辦。  

第七章  公文歸檔與管理

第三十二條  公文辦理完畢后,，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和學院有關規(guī)定,，由院辦統(tǒng)一歸檔與管理。個人不得保存應當歸檔的公文,。

第三十三條  院辦負責以學院和院辦名義發(fā)出的公文原件的整理（立卷）,、歸檔，其他部門保存復制件或其他形式的公文副本,；部門文件,，由主辦部門負責原件的整理、歸檔,，協(xié)辦部門保存復制件或公文副本,。

第三十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交,。

第三十五條  擬制,、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求,。

第三十六條  草擬,、修改和簽批公文，不可使用鉛筆或圓珠筆,，所用墨水應符合存檔要求,。文檔左側(cè)裝訂線外,，不得簽批和修改,。

第三十七條  上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外,，經(jīng)院領導或院辦主任批準,，可以翻印,。翻印時，應當注明翻印的部門,、日期,、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復印件作為正式公文使用時,，應當加蓋復印部門證明章,，視同正式公文管理。

第三十八條  部門合并時,，全部公文應當隨之合并管理,。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門,。工作人員調(diào)離工作崗位時,，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交,、清退,。

第三十九條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀,。銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,，保證不丟失、不漏銷,。其中,，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。密碼電報的使用和管理,，按照有關規(guī)定執(zhí)行,。

附   則

第四十條  院辦對本辦法執(zhí)行中的具體問題負責解釋。

第四十一條  本辦法自頒布之日起施行,。

安徽滁州技師學院公文發(fā)文代字和文號

一,、學院黨委、行政,、紀委綜合性公文發(fā)文代字和文號

安徽滁州技師學院黨委                           技師院黨發(fā)〔201×〕×號

安徽滁州技師學院　　　　                    技師院發(fā)〔201×〕×號

安徽滁州技師學院紀委　　                    技師院紀發(fā)〔201×〕×號

二,、部門以學院名義制發(fā)的文件發(fā)文代字和文號

辦公室　　                      技師院黨辦發(fā)/技師院辦發(fā)〔201×〕×號

組織人事處　　               技師院組人發(fā)〔201×〕×號

教務處　　　　　　　　  技師院教發(fā)〔201×〕×號

學生處                             技師院學發(fā)〔201×〕×號

總務處                             技師院總發(fā)〔201×〕×號

財務處　　　　　　　　  技師院財發(fā)〔201×〕×號

招生就業(yè)處                      技師院招就發(fā)〔201×〕×號

保衛(wèi)處                             技師院保發(fā)〔201×〕×號

信息技術中心                  技師院信發(fā)〔201×〕×號

實訓中心                         技師院實訓發(fā)〔201×〕×號

技能培訓與鑒定中心        技師院培鑒發(fā)〔201×〕×號

工會　　　　　　　　　 技師院工發(fā)〔201×〕×號

團委　　　　　　　　　 技師院青發(fā)〔201×〕×號

機電與汽車工程系           技師院機汽發(fā)〔201×〕×號

經(jīng)貿(mào)與信息工程系           技師院經(jīng)貿(mào)發(fā)〔201×〕×號

建筑與環(huán)境工程系           技師院建環(huán)發(fā)〔201×〕×號

社會文化藝術系              技師院社文發(fā)〔201×〕×號

三、部門文件發(fā)文代字和文號

辦公室　　　　　　　　　　　　      黨辦/院辦〔201×〕×號

組織人事處　　　     　　　　　　　 組人〔201×〕×號

教務處　　　　　　　　　　　　　   教務〔201×〕×號

學生處                                               學管〔201×〕×號

總務處                                               總務〔201×〕×號

財務處　　　　　　　　　　　    　  財務〔201×〕×號

招生就業(yè)處                                        招就〔201×〕×號

保衛(wèi)處                                               ?！?01×〕×號

信息技術中心                                     信息〔201×〕×號

實訓中心                                            實訓〔201×〕×號

技能培訓與鑒定中心                           培鑒〔201×〕×號

工會　　　　　　　　　　      　　    工會〔201×〕×號

團委　　　　　　　　　　         　　 青〔201×〕×號

機電與汽車工程系                              機汽〔201×〕×號

經(jīng)貿(mào)與信息工程系                              經(jīng)貿(mào)〔201×〕×號

建筑與環(huán)境工程系                              建環(huán)〔201×〕×號

社會文化藝術系                                 社文〔201×〕×號

注：部門文件由部門負責編號制發(fā),。

四、信函式公文發(fā)文代字和文號

安徽滁州技師學院　　　   技師院函〔201×〕×號

辦公室　　　　                技師院黨辦函/技師院辦函〔201×〕×號

注：學院各部門如需制發(fā)信函式公文,，發(fā)文機關代字可以參照部門文件機關代字用“部門簡稱+函”自行編號制發(fā),。