技師院發(fā)[2017]9號(hào)
各處（室）,、系（部）：
據(jù)教育部《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》和《安徽省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》及其他有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際,，制訂了《安徽滁州技師學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（暫行）》,，經(jīng)籌備組辦公會(huì)研究通過(guò),現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行,。
附：安徽滁州技師學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（暫行）
安徽滁州技師學(xué)院
2017年4月1日
安徽滁州技師學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（暫行）
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作,，使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化,，根據(jù)教育部《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》及其他有關(guān)法律法規(guī),，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制訂本辦法,。
第二條 學(xué)生檔案是指學(xué)校在學(xué)生教育,、管理活動(dòng)中形成的，記述和反映學(xué)生個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷,、思想品德,、專業(yè)技能、身體狀況等方面的歷史記錄,。
第二章 工作職責(zé)
第三條 各系（部）職責(zé) 各系,、部負(fù)責(zé)建立和管理學(xué)生檔案及畢業(yè)證的管理，各系,、部書記為學(xué)生檔案管理工作的第一責(zé)任人,，明確指定班主任為學(xué)生檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)新生檔案的建立,、日常歸檔材料的收集,、整理和檔案移交工作。學(xué)生畢業(yè)證辦理好后由各系部統(tǒng)一領(lǐng)取,，班主任到系部領(lǐng)取畢業(yè)證并與學(xué)生檔案一起及時(shí)發(fā)放給學(xué)生并做好登記,。
第四條 錄取通知書在學(xué)生報(bào)名后由班主任統(tǒng)一收取，存入學(xué)生檔案,。新生入學(xué)兩周內(nèi)由系部負(fù)責(zé)到學(xué)生資助中心統(tǒng)一領(lǐng)取學(xué)籍表后發(fā)放給各班主任,，由班主任組織班級(jí)學(xué)生填寫相關(guān)信息并做好評(píng)語(yǔ)撰寫工作。畢業(yè)生登記表,，在學(xué)生畢業(yè)前（中專學(xué)生在學(xué)生離校實(shí)習(xí)前）兩個(gè)月內(nèi)由系部到學(xué)生資助中心統(tǒng)一領(lǐng)取,，然后發(fā)放給各班主任并組織學(xué)生填寫完成相關(guān)工作。學(xué)生成績(jī)表由各班主任負(fù)責(zé)到教務(wù)處領(lǐng)取。
第五條 相關(guān)職能部門職責(zé) 相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)向系,、部提供學(xué)生檔案的歸檔材料,。
學(xué)生處學(xué)生資助管理中心：學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表,、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料
教務(wù)處：學(xué)生成績(jī)表
招就處：錄取通知書
第三章 歸檔范圍和要求
第五條 學(xué)生檔案的歸檔范圍：
（1）錄取通知書
（2）學(xué)籍表
（3）學(xué)生獎(jiǎng)懲材料
（4）學(xué)生成績(jī)表
（5）畢業(yè)生登記表
第六條 檔案材料的歸檔要求
（一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料,。材料必須完整、齊全,、真實(shí),；文字清楚、對(duì)象明確,，有承辦處室,、系、部或個(gè)人署名,、簽章,，有形成材料的日期。
（二）檔案材料須用紙張為A4型的公文用紙,，填寫時(shí)只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,，不得使用圓珠筆、鉛筆,、紅色墨水,、純藍(lán)墨水書寫。
（三）歸檔材料應(yīng)是原件,，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位,，并加蓋公章,。
（四）歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)號(hào)，并按照學(xué)號(hào)的順序先后排放,。特別是同班同名者要認(rèn)真核查以免錯(cuò)裝,。
（五）學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表由班主任按要求填寫并貼學(xué)生照片,，由班主任到院辦公室蓋章,。
第四章 檔案的轉(zhuǎn)遞和要求
第七條 學(xué)生在校就讀期間，若發(fā)生轉(zhuǎn)專業(yè)或轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng),，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給學(xué)生轉(zhuǎn)入的系（部）或轉(zhuǎn)入學(xué)校,。
第八條 每年7月1日前，各系（部）將應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)生檔案按歸案范圍和要求,，進(jìn)行收集,、整理后封裝。學(xué)生畢業(yè)后,，班主任將根據(jù)學(xué)校畢業(yè)典禮日期或規(guī)定統(tǒng)一時(shí)間到校領(lǐng)取學(xué)生檔案和畢業(yè)證書等材料,。
第九條 學(xué)生畢業(yè)后,，學(xué)院有義務(wù)為學(xué)生辦理畢業(yè)證書和檔案材料，學(xué)生應(yīng)有義務(wù)按照學(xué)院規(guī)定時(shí)間及要求領(lǐng)取畢業(yè)證書和檔案材料,，學(xué)生本人因特殊情況（如出國(guó),、服兵役等）不能按時(shí)領(lǐng)取的，我院將畢業(yè)證書和檔案材料保管3年,，3年內(nèi)仍不到校領(lǐng)取畢業(yè)證書和檔案材料,，我院將視為學(xué)生本人自動(dòng)放棄畢業(yè)證書和檔案材料。
第五章 附 則
第十條 本辦法自公布之日起施行,。